Saiba agora as 11 dicas de gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo imediatamente

A guru da desordem, Marie Kondo, causou sensação na Netflix e com seu livro, fazendo uma pergunta simples: “Isso desperta alegria?”

Ninguém nunca disse isso sobre planilhas (pelo menos não muitas pessoas), e não sou contra a alegria no seu trabalho, mas não é disso que trata este artigo.

Em vez disso, vamos pensar no raciocínio de Kondo: ela é implacável. Ela corta o B.S. Corta as bobagens que você leva para o seu dia produtivo.

Isso é exatamente o que você deve fazer com seu tempo de trabalho: ser implacável e parar de ficar trabalhando com besteiras. 

Dentro do meu treinamento de Gestão do Tempo Estratégico eu mostro situações que podem e devem mudar.🚀

1. Acompanhe seu tempo e atividades durante uma semana

Esta dica de gerenciamento pela primeira vez parece um pouco errada porque não estou pedindo que você faça nenhuma mudança imediata. Em vez disso, aposto que você realmente não sabe como gasta seu tempo agora.

Então… adie sua grande resolução de gerenciamento de tempo por mais uma semana… e, em vez disso, monitore como você normalmente faz as coisas.

Quanto tempo você gasta nesse relatório? Essas edições? Esse processo? No instagram?

Acompanhe-o conforme você avança. O rastreamento de atividades é uma das chaves para o sucesso do negócio. Sim, você gastará mais alguns segundos monitorando seu tempo (nem tanto!) e terá uma ideia geral de quanto tempo levam suas atividades.

Isso inclui tudo, não apenas as tarefas de trabalho. Definitivamente, monitore seu tempo nas redes sociais, lendo as notícias, dando um passeio, deixando seus filhos, talvez até mesmo como você passa as noites. Você descobrirá algumas surpresas e poderá descobrir horas de tempo melhor aproveitado (não apenas minutos!). Você pode até perceber o quanto perde tempo esperando que as coisas aconteçam.

Se estiver usando ClickUp, você pode usar a extensão ClickUp Chrome para monitorar seu tempo nas tarefas para que seja o mais simples possível. Legal?

2. Mantenha seus objetivos na frente e no centro

Este é outro passo em que você está realmente dando um passo para trás para poder pular três passos à frente.

Pergunte a si mesmo: no que estou trabalhando? O que estou tentando realizar?

Para alguns de vocês, isso pode ser realmente óbvio.

Se você é assistente administrativo, seu objetivo pode ser atender o telefone quando ele tocar ou responder a todos os e-mails do seu chefe.

Mas qual é o verdadeiro objetivo nessa situação? Para facilitar a vida do seu chefe e garantir que as chamadas recebidas cheguem às pessoas certas. Há mais alguma coisa em que você deveria estar trabalhando ou novos sistemas para garantir que isso aconteça?

Quem sabe? Talvez você realmente *economize* tempo para você e sua organização no longo prazo.

Anote seus próprios objetivos no ClickUp e acompanhe seu progresso. As metas no ClickUp ajudarão você a se concentrar nas tarefas certas para obter avanços reais para sua empresa.

3. Planeje seu trabalho no domingo e priorize as tarefas

Antes de poder administrar seu tempo, você precisa saber o que precisa ser feito. Você precisa de uma maneira de priorizar seu trabalho. Não se trata apenas do que precisa ser feito hoje, mas também do que precisa ser realizado para atingir seus objetivos de longo prazo. Você tem que equilibrar as prioridades micro com as macro. Uma das maneiras mais populares de fazer isso é a matriz de Eisenhower.

A matriz de Eisenhower (em homenagem ao ex-presidente!) ajuda a avaliar o que é urgente, o que é importante e o que não é importante. É uma abordagem matricial que pode ser feita a cada semana ou mais para ajudá-lo a se concentrar. Este é um bom lugar para colocar tarefas associadas aos seus objetivos, para que seu objetivo principal esteja sempre em mente.

4. Aja fisicamente, não pense apenas nisso

David Allen, o fundador da popular metodologia Get Things Done, diz que a ação física faz seu trabalho avançar. Isso cria impulso.

Aja primeiro em suas tarefas mais importantes, conforme determinado pela Matriz de Eisenhower. Se o seu chefe está esperando uma revisão no novo baralho, vá em frente. Isso é o que você deve fazer. A matriz de Eisenhower é ótima para entender o que mais você pode acrescentar à sua agenda quando nem tudo é importante e urgente. O que nos leva ao próximo ponto…

5. Crie um cronograma e aceite um escopo menor

Olha, novos itens surgem o tempo todo. Você está em uma ligação com sua equipe e alguém pensa em algo urgente. Tem que ser resolvido imediatamente.

Acontece. Então esse tempo tira outra coisa.

Essa é a vida real. Mas como você ainda pode progredir mesmo que seu tempo pareça esgotado?

Mantenha o cronograma, mas reduza o escopo se não for urgente. aqui estão alguns exemplos:

Em vez de terminar três módulos de desenvolvimento profissional, faça um.
Vá para a academia, mas gaste menos tempo em cada treino
Revise a nova iniciativa de marketing estratégico, mas volte a ela amanhã se não terminar.
Você não está deixando suas outras tarefas prejudicarem o que está acontecendo. Sua agenda pode estar mudando, mas você ainda pode progredir em sua lista de tarefas.

Se você fez o número 1 e controlou seu tempo, saberá onde tende a ter inchaço em sua agenda.

6. Uma tarefa por vez (sem multitarefa!)

Esta é uma questão difícil, especialmente quando colocamos intencionalmente máquinas que roubam a atenção nos nossos bolsos. Então, em algum momento, você terá que dizer não, apertar o cinto e lutar para realizar o trabalho.

E se você está fazendo isso, mas os colegas estão interrompendo, os fones de ouvido são a nova porta fechada.

Se você não estiver progredindo em sua lista de tarefas, divida ainda mais as tarefas.

Torne as tarefas cada vez menores para que você possa realizar algum trabalho. Pense exatamente no próximo passo que você poderia dar para progredir, em vez de ficar sobrecarregado.
Ajuste as coisas em sua agenda, mesmo que você tenha 10 ou 20 minutos. Não dê desculpas; em vez disso, descubra o que você pode fazer. Essas pequenas quantidades de tempo realmente somam.
Considere atribuir limites de tempo para diferentes tarefas. Para ser honesto, não tenho certeza se isso realmente funciona. Geralmente sei quanto tempo algo vai demorar ou o que é uma tarefa menor em comparação com uma tarefa maior. Mas ainda tenho flexibilidade geral, porque emergências ocorrem.
É por isso que é importante pensar em reduzir o escopo e dividir em pedaços menores. Você pode não ter tempo suficiente para terminar tudo no projeto, mas pode terminar alguma coisa.

7. Faça pausas reais (e não as pule)

Ah, mais uma daquelas dicas contra-intuitivas, né? As pausas ajudam você a se concentrar novamente, evitar a fadiga mental e fortalecer a motivação. Fazer boas pausas – como caminhadas ou rabiscar, em comparação com as redes sociais – renova e restaura as suas energias. Depois disso, você será capaz de manter o foco e realizar um trabalho mais profundo.

8. Peça ajuda ou delegue
Não espere o inferno ou a maré alta para pedir ajuda. Não faz sentido. Em uma equipe colaborativa, você deve ter a liberdade de dizer quando está sobrecarregado ou precisa de mais orientação. É bom ser independente, mas se você esgotou seus recursos imediatos, peça ajuda. Isto pode poupar-lhe tempo, em vez de passar horas à procura de algo que o seu colega já conhece.

Ninguém gosta de parecer preguiçoso, mas se você tentou legitimamente, não há vergonha em pedir mais orientação.

Você está tentando maximizar não apenas o seu tempo, mas também o tempo da sua equipe. A ajuda de um membro da sua equipe não deve ser vista como um aborrecimento, especialmente se for ele quem limpará a bagunça mais tarde.

9. Controle a bagunça em sua mesa

Ok, se minha metáfora de Marie Kondo ainda não funcionou para você, agora você pode realmente colocá-la em prática. É hora de agradecer aos chaveiros da conferência pela alegria que vocês tiveram em Orlando na primavera passada. Mas é hora de deixar para lá. Aqueles folhetos antigos? Obrigado pela falta de pistas que você trouxe (não há alegria nisso!) Então vai para o lixo. A organização da mesa é importante.

A restrição de coisas na verdade traz mais clareza e criatividade. Você libertará sua mente das distrações e poderá concentrar seu tempo nas tarefas em questão.

10. Reserve um tempo em sua agenda para tarefas importantes

Se você está em uma cultura empresarial voltada para reuniões, então o calendário é o alimento de que vivem os lobos famintos.

Então você precisa estar no controle do seu calendário; não outras pessoas. Agende um horário para trabalhar e bloqueie sua agenda; você pode até usar um aplicativo de bloqueio de tempo para facilitar as coisas. Deixe algumas vagas, mas não dê a todos total liberdade ao longo do seu tempo. O bloqueio de tempo é uma etapa que parece implacável, mas na verdade coloca você de volta no controle.

11. Use as ferramentas certas para uma boa gestão do tempo

Ferramentas de gerenciamento de tempo como ClickUp fornecem uma maneira simples de gerenciar seus projetos e tarefas. Isso economiza muito tempo e torna a colaboração muito mais fácil.

Usar:

Tarefas recorrentes
Estimativas de tempo
Datas de início
Datas de vencimento
Modelos
Controle de tempo

Por exemplo, você pode definir estimativas de tempo para cada uma de suas tarefas e depois monitorar quanto tempo você realmente gastou em cada tarefa.

Você também pode avaliar quanto tempo economizou com modelos, em vez de reinventá-los manualmente a cada etapa do processo.

Com esses recursos, você economizará tempo em cada etapa do processo ao trabalhar em seus projetos.

Bônus: Saiba mais sobre as principais ferramentas e ótimas técnicas de gerenciamento de tempo.

Conclusão: você está livre para abandonar seus velhos hábitos
Se você está aproveitando seu tempo, agradeça às distrações e à má administração do tempo pela alegria passada que isso lhe trouxe, mas depois deixe seu tempo saber que você está pronto para os negócios. E por ser mais produtivo.

Você agradecerá ao seu futuro por sua nova alegria com dicas de gerenciamento de tempo.

Quer trabalhar a sua gestão do tempo? Mande um e-mail para comercial@2bsupply.com.br

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