Saiba sobre a Importância da Comunicação em tempos de Isolamento Social

Já é público e notório que estamos vivendo tempos difíceis por conta da pandemia: contaminação em crescimento, falta de leitos nos hospitais, falta de consciência da população, aglomerações, comércio em crise, queda de faturamento em quase todos os setores, aumento de preços de matéria prima e consequentemente inflação em alta.

Mas um ponto bastante relevante desta crise talvez seja o isolamento corporativo, por causa do home office ao qual todos fomos obrigados a seguir.

Em situações normais, como sempre defendi, o home office é uma ótima maneira de trabalhar, mas de forma contínua como estamos, isso pode trazer alguns problemas. E de forma mais pontual, vejo como fundamental que a comunicação seja assertiva, eficiente e regular.

Comunicação é uma palavra derivada do termo latino communicare, que significa partilhar, participar algo, tornar comum.

Através da comunicação, os seres humanos e os animais partilham diferentes informações entre si, tornando o ato de comunicar uma atividade essencial para a vida em sociedade. Dizemos que uma comunicação atingiu seu objetivo quando ela é captada perfeitamente pelo receptor.

E como trata-se de um tema muito amplo, vamos nos ater à comunicação dentro do universo corporativo, especialmente no que tange as interações da área de suprimentos.

Segundo estudos, 65% de toda comunicação humana é feita por meio de gestos e comportamentos, e desde que perdemos o contato físico nas relações corporativas, nos foram tiradas a possibilidade da análise corporal (afinal, o corpo fala né?).

A comunicação nas negociações

Trazendo para nosso mundo de negociações, perdemos a possibilidade de analisar o olhar, o gestual das mãos, da postura do corpo etc., reações que, segundo estudos de neolinguística, nos dão dados de como conduzir a negociação para obter vantagens competitivas.

Além de nos expressarmos bem, saber ouvir é a chave para uma boa comunicação. Infelizmente, poucos negociadores são bons ouvintes e perdem com isto uma boa oportunidade de fazerem melhores negócios. As estatísticas mostram que o ouvinte normal lembra apenas de 50% do que foi comunicado.

Bons negociadores sabem que uma comunicação clara é fundamental para a realização de bons negócios. No entanto, nem sempre ela ocorre como esperamos. Muitas vezes as informações são transmitidas de forma confusa, com omissões ou deturpações de linguagem. Existem barreiras que podem impedir a transmissão das informações de forma correta.

Para que a comunicação seja eficiente, algumas dicas são importantes:

· Procure sempre ambientes calmos, sem ruídos e interferências externas;

· Certifique-se de que sua comunicação esteja sendo bem compreendida e vice versa. Isso minimiza problemas no fechamento de uma negociação;

· Ouça sempre o seu interlocutor e ao expressar seus pontos, seja claro e firme ao se comunicar para passar credibilidade;

· Em virtude das negociações por aplicativos móveis, utilize a câmera e peça à outra parte que abra a câmera para que possa captar reações que tragam vantagem frente ao outro negociador;

Comunicação com os Stakeholders

Tão importante quanto a comunicação durante uma negociação, é primordial estabelecer um bom acesso aos nossos clientes internos, nossos superiores, subordinados e com nossos colegas de trabalho.

E saber qual linguagem utilizar para cada nível de suas relações é uma arte que poucos sabem usar. Não adianta usar linguagem formal com alguém do operacional e da mesma forma utilizar gíria para falar com o presidente da empresa.

No universo corporativo, usamos frequentemente a comunicação oral e a comunicação escrita. Por conta do distanciamento social imposto pela pandemia, a linguagem escrita se tornou mais comum, o que tem deixadas as caixas de correio cheias de e-mails, alguns deles, simplesmente desnecessários.

Isso talvez reforce a falta de maturidade dos profissionais e das empresas quanto ao trabalho remoto, que utilizam a linguagem escrita como uma forma de simplesmente formalizar aos superiores o quanto estamos trabalhando.

Para que sejamos eficazes nessa comunicação escrita e oral, dentro e fora da organização, procure adotar as seguintes práticas:

· Sempre prefira a linguagem oral, mais rápida e pessoal. Depois, se necessário, formalize;

· Ao enviar e-mails:

.Evite copiar muitas pessoas de forma desnecessária, sempre direcione a quem se espera o retorno, evitando termos como prezados, caros etc; em alguns casos, ninguém o responderá por não saber a quem se destina a mensagem;

.Escreva sempre mensagens sucintas e estruture bem seu e-mail;

.Adote sempre o hábito de fazer FUP (follow-up) dos temas que esteja conduzindo. .Simplesmente mandar um e-mail para passar o problema adiante não é uma boa prática, pois quando o problema voltar a você, talvez não haja mais tempos hábil para uma negociação mais estruturada, além da má interpretação de falta de apoio do time de suprimentos;

Comunicar-se bem é uma arte, que difere pessoas comuns dos grandes líderes, seja em empresas, na política, nas artes ou qualquer outro setor da sociedade.

O exímio comunicador é capaz de falar com o porteiro da empresa, com o colega de área e com o presidente em linguagem adequada a cada um. E essa arte da comunicação sempre lhe trará vantagens ao conduzir uma conversa ou uma negociação.

Que possamos usar a comunicação para nos aproximar dos nossos amigos e familiares, para externar nossos sentimentos mais sinceros, para transmitir ensinamentos e para realizar uma boa negociação.

Comunique-se bem, mas, acima de tudo, COMUNIQUE-SE.

Eduardo Vale

CPP – Certified Purchase Professional e Coordenador de Compras

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