RFQ, RFP e RFI: diferenças explicadas

Ilustração mostrando, da esquerda para a direita: documentos de construção de RFQ, RFP e RFI.

Solicitações de qualificações (RFQs), solicitações de propostas (RFPs) e solicitações de informações (RFIs) são algumas das solicitações mais comuns na indústria da construção.

Compradores, fornecedores gerais e fornecedores especializados dependem de solicitações como essas para obter informações sobre projeto, qualificações e viabilidade durante todo o ciclo de vida de um projeto de construção.

Continue lendo para aprender as diferenças entre RFIs, RFQs e RFPs .

Índice

RFQ x RFP x RFI

Solicitação de qualificações (RFQ)

Solicitação de proposta (RFP)

Pedido de informação (RFI)

Por que estas diferente solicitações são importantes?

RFQ x RFP x RFI

Embora RFIs, RFQs e RFPs sejam solicitações, elas são usadas em diferentes situações e diferentes fases de um projeto.

Solicitação de qualificações (RFQ) Solicitação de proposta (RFP) Solicitação de informações (RFI)

Objetivo: reunir detalhes sobre as qualificações de um fornecedor para trabalhar em um projeto específico

Solicitar: propostas do fornecedor sobre custo, cronograma e abordagem para um projeto específico

Esclarecer: informações sobre detalhes do projeto, incluindo aspectos das especificações, desenhos e acordos.

Exemplo. Um comprador solicita qualificações a um conjunto de fornecedores para determinar quem é elegível para responder ao pedido de proposta. Um galpão que está sendo construído em uma empresa, solicita propostas de fornecedores.

Compradores têm razões específicas para utilizar cada um destes diferentes tipos de pedidos, bem como outros, como pedidos de orçamento e pedidos de uma proposta firma(final).

Abaixo, daremos mais detalhes sobre RFQs, RFPs e RFIs incluindo algumas situações comuns em que cada tipo de solicitação é usado.

Solicitação de qualificações (RFQ)

Os compradores do projeto podem usar uma solicitação de qualificações (RFQ) para determinar se um fornecedor específico tem a experiência e a elegibilidade certas para um projeto específico.

Os compradores do projeto solicitam proposta para garantir o melhor preço dos fornecedores gerais e para selecionar aquele que possa concluir o projeto dentro do orçamento estimado para o projeto.

No entanto, o licitante com a proposta mais baixa nem sempre está qualificado para concluir o projeto, por isso, tanto os compradores de projetos públicos como privados utilizam frequentemente RFQs para selecionar fornecedores para um projeto antes de solicitarem propostas.

Os fornecedores respondem a uma RFQ com uma declaração de qualificações (SOQ), que demonstra que atendem aos critérios para concorrer ao projeto.

Com alguns projetos públicos, os compradores têm um orçamento definido e precisam planejar como utilizar um contrato de preço máximo garantido (PMG), para que possam selecionar um único fornecedor apenas com base na declaração de qualificações.

Embora as RFQs variem de comprador para comprador e de projeto para projeto, há muitos fatores comumente vistos na maioria das solicitações de qualificações, incluindo:

• Equipe proposta para gerenciar o projeto
• Experiência anterior com projetos semelhantes
• Abordagem sugerida para conclusão do projeto, incluindo informações sobre materiais e métodos de construção.
• Estatísticas de segurança, como uma classificação de modificação de experiência (EMR).
• Informações financeiras, como demonstrações de fluxo de caixa ou balanços
• Detalhes de seguro ou garantia, como seguro de responsabilidade civil geral, garantias de oferta ou garantias de desempenho
• Referências de outros compradores de projetos, arquitetos, autoridades municipais, desenvolvedores ou fornecedores

Com esses detalhes sobre os fornecedores, os compradores em geral estão aptos a tomar decisões sobre com quem fazer parceria em um projeto complexo.

Observação: algumas empresas se usam também o termo RFQ para a solicitação de orçamento, que compradores e fornecedores usam para obter informações sobre preços de alterações no escopo original, modificações de materiais ou condições imprevistas do local.

Uma solicitação de cotação é mais frequentemente usada como parte do processo de gerenciamento de mudanças financeiras.

Solicitação de proposta (RFP)

Uma solicitação de proposta (RFP) é um documento usado pelos compradores do projeto para solicitar propostas de fornecedores para um projeto específico.

Uma RFP ajuda os compradores a selecionarem uma empresa com experiência e qualificações adequadas para um projeto em tempo hábil e com foco nos custos.

Ao comparar as respostas com base a uma solicitação de proposta, os compradores do projeto podem determinar qual fornecedor fornecerá a melhor parceria e o melhor custo para um projeto.

Às vezes, as RFPs são emitidas no início da fase de design.

Com estes tipos de projetos, incluindo design-build (DB) ou entrega integrada de projeto (EIP) – o fornecedor está envolvido durante a fase de design para ajudar a garantir a viabilidade do projeto e precisão orçamentária.

A integração de um fornecedor para colaborar durante a fase de projeto base muitas vezes ajuda a aliviar problemas de programação, orçamento e projeto antes mesmo do início da construção.

Uma RFP normalmente pede a um fornecedor uma proposta contendo impostos, cronograma de construção e qualificações gerais.

Por exemplo, uma RFP pode solicitar detalhes sobre o seguinte:

• Estimativas de custos para todo o projeto, com a especificidade da estimativa variando de acordo com o detalhamento das especificações quando a RFP é enviada
• Cronograma provisório do projeto mostrando como o projeto se desenvolverá, levando em consideração todas as fases e negociações necessárias
• Qualificações e expertise que a construtora trará para o projeto
• Projetos anteriores que destacam a capacidade da empresa em entregar aquele tipo de produto ou serviço
• Filosofia de gerenciamento e execução de projetos que descrevem como a empresa lidará com a complexidade dos projetos
• Demonstrações financeiras demonstrando a saúde financeira da empresa e de fundos necessários para concluir o projeto
• Certificações de segurança e informações do programa de SMA, que mostram adesão às pontuações, protocolos e requisitos de segurança do projeto
• Informações sobre seguros e garantias, incluindo apólices típicas, como seguro de responsabilidade civil geral, bem como garantias de oferta e garantias de desempenho, que o projeto pode exigir

A RFP é uma parte fundamental do pacote de licitação de construção, pois as respostas permitem que os compradores do projeto determinem com qual empresa fazer parceria para o projeto.

Em alguns casos, o comprador do projeto pode utilizar um RFP para contratar um profissional técnico para serviços de pré-construção, incluindo o desenvolvimento de um orçamento, antes de solicitar propostas para o projeto em si. Projetos denominados Projeto BASE ou Projetos Executivos

Em qualquer caso, o objetivo de uma RFP é obter uma estimativa aproximada dos custos de um projeto e determinar qual empresa é a mais adequada para entregar o projeto com base no custo e na experiência.

Pedido de informação (RFI)

A solicitação de informações (RFI) é um documento enviado pelas empreiteiras para esclarecer detalhes ambíguos ou ausentes nas especificações e desenhos de construção.

Todos os projetos dependem de documentos como contratos, desenhos e especificações, para garantir que os projetos sejam construídos de acordo com planos criados por engenheiros e arquitetos e aprovados pelos departamentos de construção da cidade.

No entanto, podem surgir condições imprevistas no local ou os documentos que podem conter informações contraditórias ou ambíguas que requerem o esclarecimento de um técnico ou engenheiro .

Para documentar adequadamente as alterações aos documentos de construção, os empreiteiros submetem RFIs que, em última análise, recebem uma resposta esclarecedora da equipe de design ou do gerente do projeto.

Os pedidos de informação e as respostas subsequentes enquadram-se normalmente numa das seguintes categorias:

• Esclarecimentos sobre a concepção do projeto
• Sugestões ou solicitações de alterações ou métodos alternativos
• Perguntas sobre possíveis problemas de construtibilidade
• Detalhes sobre um requisito listado nas especificações
• Informações sobre diferentes condições do local

Em todos estes casos, os RFIs passam por um processo formal, que muitas vezes começa com fornecedores especializados, avança pelo empresa em geral e termina com uma resposta de um membro da equipe de design ou do proprietário. Essas solicitações são catalogadas e devem ser respondidas no prazo estipulado contratualmente.

No geral, os pedidos de informação são um elemento contratual fundamental para quase todos os projetos de construção e são importantes para manter os projetos de construção em andamento tanto durante o processo de licitação como durante a construção.

Quando os empreiteiros têm os detalhes necessários para apresentar uma proposta ou realizar o trabalho, os projetos avançam com mais tranquilidade.

RFQ, RFP e RFI: O Papel nas Decisões de Logística e Armazenagem

Quando se trata de implementar ou otimizar o layout de um armazém para o comércio eletrônico, os processos de solicitação desempenham um papel crucial. Ferramentas como RFQ (Request for Quotation), RFP (Request for Proposal) e RFI (Request for Information) são frequentemente utilizadas para garantir que as soluções oferecidas pelos fornecedores atendam exatamente às necessidades de cada projeto logístico.

• RFQ ajuda os compradores a obter cotações detalhadas de fornecedores sobre materiais, equipamentos e serviços necessários para o layout do armazém.
• RFP permite a apresentação de propostas completas que consideram custo, cronograma e viabilidade técnica.
• RFI é usada para esclarecer dúvidas sobre as especificações, como questões relacionadas à automação, software de gerenciamento de armazém (WMS) e soluções de picking.

Esses processos garantem que o projeto do armazém seja eficiente e adequado às demandas do comércio eletrônico, evitando falhas operacionais e otimizando o fluxo de mercadorias. Para mais detalhes sobre as diferenças entre RFQ, RFP e RFI, acesse nosso artigo exclusivo sobre o tema

Por que as solicitações são importantes

Solicitações de construção como RFIs, RFQs e RFPs ajudam as empresas a obterem as informações necessárias em todas as fases de um projeto.

As solicitações ajudam a agilizar licitações, estimativas, execução de projetos, alterações de design, solução de problemas e muito mais ao longo da vida de um projeto.

Compradores, precisam de um processo sólido ou de uma solução com algum tipo de tecnologia para emitir e responder a solicitações, pois solicitações pendentes podem atrasar projetos e aumentar os custos.

Com um bom processo implementado, as solicitações mantêm os projetos em andamento e permitem o fluxo eficiente de informações entre as diversas partes interessadas envolvidas em um projeto complexo.

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