Muitos CPOs considerariam a gestão de contratos como a base para a gestão contínua de fornecedores quando combinada com uma forte governança de fornecedores.
No entanto, vamos revelar oito desafios na gestão de contratos, que dificultam o desempenho.
Esses desafios são:
- Transparência limitada em reclamações e créditos de serviço
- Falta de informações de desempenho do fornecedor
- Responsabilidades pouco claras em disputas com fornecedores
- Nenhum rastreamento de gastos em oposição ao plano de tempo
- Faltam planos de contingência ou mitigação de riscos
- Nenhuma notificação de termos, direitos ou obrigações
- Processos de transferência indefinidos
- Aumento de custo e escopo
Os casos de negócios raramente são revalidados onde 10-15% do valor do contrato é perdido. Manter tudo isso sob controle traz inúmeros benefícios. Suas economias de custos tornam-se sustentáveis e aumentam, à medida que você obtém benefícios de capital de giro, melhores penalidades por violação de contrato e um processo de sinistro simplificado.
Controlar estes oito desafios na gestão de contratos também reduz seus custos operacionais e torna a mitigação de riscos mais eficaz. Você gasta menos tempo lidando com problemas de entrega, pois eles estão sob controle e seus SLAs são mantidos sob controle.
No geral, ter uma melhor gestão de contratos funciona nos dois sentidos, pois os seus fornecedores também ficam satisfeitos quando o valor realizado dos contratos é mantido sob controle.
Como assumir o controle do gerenciamento de contratos
contudo quando trabalhamos com gestão de contratos, precisamos dividir as ações em processos separados. Após a assinatura do contrato, ele é inserido nos sistemas de TI relevantes e entregue à parte interessada responsável pela gestão do contrato.
A primeira tarefa consiste em estabelecer uma função de monitorização coerente. Cada contrato tem múltiplas dimensões para monitorar. Isso inclui métricas de KPI/SLA, riscos, conformidade geral do contrato e, em última análise, transações realizadas. A governança dos contratos precisa estar sob controle, pois os contratos podem ter diferentes alterações e ações executadas durante seu ciclo de vida.
Para tanto uma função fundamental são as funções de gestão de mudanças e gestão de disputas, que ajudam a manter os contratos atualizados e os fornecedores responsáveis. Em última análise, também é necessário que haja uma função de saída e renovação para ajudar nas últimas fases do ciclo de vida do contrato.
Sendo então a próxima etapa necessária para implementar o gerenciamento de contratos é categorizar seus contratos por valor e complexidade. O gerenciamento de contratos bem-sucedido exige que você saiba quais contratos são de alto valor e quais são de menor valor.
Muitos contratos de menor valor necessitam apenas de uma pequena quantidade das funções listadas anteriormente e são bons motivos para automação. Quanto aos contratos estratégicos e de elevado valor, muitas vezes requerem recursos a tempo inteiro para os gerir de forma eficiente e abrangente.
Como implementar uma boa solução de gestão de contratos?
A melhor maneira aqui é identificar ganhos rápidos e reivindicações. Isso ajuda ao gestor de contratos a agregar valor à gestão. Após a identificação ser feita, um projeto de alto nível tem como saber como os contratos ativos serão abordados.
Esses designs ajudam você a compreender os casos de negócios, os RACIs e o impacto geral do contrato em sua organização. Depois que esses projetos estiverem implementados, será a seguir uma abordagem tática para perseguir os contratos com vazamento de valor.
É aqui que a implementação de ferramentas de TI específicas será fundamental. A implementação de uma solução de TI valiosa ajuda você a categorizar seus contratos por categoria e por fornecedor. Outra ferramenta que pode ser estabelecida nesta fase é um mapa de calor de status atual que mostra o status em tempo real de seus contratos.
Isso ajuda você a segmentar ainda mais seus contratos e a se concentrar em encontrar vazamentos de valor do contrato. Tudo isso auxilia na configuração da etapa final do ciclo de vida do contrato e automatiza-o para uso contínuo.
A automação é a chave para aproveitar totalmente o valor do seu contrato
Como a quantidade de tarefas nos processos de gestão de contratos é elevada, a automação é necessária para alcançar a função de gestão de contratos mais eficiente.
É aqui que a 2BSUPPLY pode ajudá-lo. Para começar, você precisa de um repositório unificado para todos os seus contratos. Com o 2BSUPPLY Contract Management, você pode facilmente ter um projeto para carregar todos os seus contratos em uma plataforma unificada que pode ser acessada de qualquer lugar.
Este upload também permite a entrada de informações de KPI e SLA para uma gestão de contratos mais eficiente. Ter todas essas informações ajuda você a acompanhar os benefícios e valores de seus contratos, ao mesmo tempo que prevê possíveis riscos.
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A 2BSUPPLY pode ajudar a automatizar o tratamento do seu contrato, uma vez que notificações automatizadas de marcos futuros, como o final de um período de contrato, são enviadas automaticamente a todas as partes interessadas e importantes exceções de desempenho também são levadas em consideração.
Contudo as notificações também podem ser configuradas para informar sobre quedas de preços e créditos nas faturas.
Esta poderoso projeto, já implementando e testado em diversas empresas de gerenciamento de contratos, mostrou que o resultado foi fundamental para auxiliar no acompanhamento do desempenho contratual, de forma instantânea e segura.
Em suma quando a correspondência tripartida entre pedidos de compra, faturas e contratos é estabelecida, a transparência instantânea para compras independentes pode ser estabelecida e isso, por sua vez, ajuda a melhorar seus gastos com compras.
Lidar com contratos de fornecedores pode ser uma tarefa difícil, mas com a solução de gerenciamento de contratos da 2BSUPPLY, esses processos podem ser facilmente tratados com as funcionalidades prontas para uso.
O que achou dos oito desafios na gestão de contratos? Não deixe de nos enviar o seu feedback sobre esta publicação, entrando em contato conosco.
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