Ajudando a aumentar a certeza dos resultados desejados em projetos de suprimentos
Os projetos são entregues por pessoas, e as pessoas têm preconceitos e comportamentos que os tornam previsíveis. Você pode conhecê-los ou não, mas aqueles que os conhecem optam por ignorar ou alterar o status quo. Aqueles que optam por fazer algo a respeito e abraçar a mudança sempre desfrutam de ótimos resultados. Pode ser conveniente ignorar, mas deve-se lembrar que, ao abordar conscientemente os preconceitos, você provavelmente produzirá resultados superiores aos de seus concorrentes e proporcionará consistentemente um ROI mais alto. A cereja do bolo – a estratégia e a implementação para reduzir o efeito dos preconceitos e dos comportamentos irracionais são difíceis de replicar.
Embora existam várias causas comuns e bem conhecidas de mau desempenho do projeto (por exemplo, modificações de escopo, flutuações de preços, complexidade, geologia, e assim por diante), o comportamento humano na entrega do projeto é muitas vezes subestimado (ou desconsiderado como resultado de má interpretação estratégica). Felizmente, os cientistas descobriram vários preconceitos comportamentais e cognitivos que ajudam a entender e a aprofundar a compreensão de como aumentar a certeza dos resultados desejados para um projeto.
O que vale a pena notar é que o mundo dos negócios raramente analisa as razões “reais” que explicam por que as coisas dão errado nos projetos. Por exemplo, de acordo com este estudo, a subestimação da complexidade e as alterações no âmbito resultam em custos excessivos. Na maioria das vezes você ouve pessoas culpando fatores externos ou uma mudança no escopo é percebida como motivo de aumento de custos, por exemplo. link for reading text
No entanto, as causas profundas subjacentes são ignoradas e geralmente resultam de preconceitos, seja excesso de confiança, deturpação estratégica ou otimismo.
Aqui vamos nós com alguns deles, que considero mais óbvios e podem mover significativamente a agulha:
Deturpação estratégica. Este é o processo de deturpar informações intencionalmente para fins estratégicos para poder influenciar a decisão do grupo, também conhecido como fator Maquiavel. Existe uma escola de pensamento de que é um “instrumento” necessário para iniciar um projeto, caso contrário, se um caso de negócio não parecer bom no papel, um projeto não seria sancionado em primeiro lugar. Talvez pudéssemos justificar isto dizendo que “temos boas intenções” e sejamos optimistas. É provável que as pessoas estejam sujeitas a esse preconceito em qualquer fase de um projeto. Acho que cabe aos proprietários do projeto como lidar com isso.
Viés de otimismo. Muito simples, gostamos de ser demasiado optimistas de que as coisas correrão como planeado e subestimar a probabilidade e frequência de eventos negativos. Ao contrário do viés de deturpação estratégica, é mais provável que o viés de otimismo não seja intencional. A intuição pragmática do especialista (supervaliosa e funciona), apoiada pelo benchmarking do setor, pode ajudar a reduzir significativamente o impacto do viés do otimismo. Encontrar o equilíbrio certo é muito importante, pois você precisa de pessoas no projeto que sejam otimistas e tenham atitude “posso fazer”.
Escalada de compromisso. É quando justificamos mais investimento (seja dinheiro ou recursos) naquilo que já estamos fazendo, porque investimos muito e não estamos dispostos a abrir mão, mesmo que economicamente seja mais prudente não continuar. A lógica é muito simples: queremos ser competentes e evitar completamente qualquer coisa que possa sugerir que o curso de ação anterior não foi correto e não perdemos a cara. Soa familiar? Reconhecer este preconceito suficientemente cedo não é fácil e é uma área muito sensível que pode levar a conflitos. Existem diversas formas de lidar com esse viés, que vão desde a simples visibilidade das informações em todas as etapas, até a mudança na liderança.
Incerteza. Em vez de tentar gerir a incerteza e aprender a sentir-se confortável com ela, a transferência de risco (na maioria das vezes ineficaz) é uma escolha padrão. O que muitos não sabem (ou optam por ignorar) é o efeito da lei de Boyle: se você apertar um balão por uma extremidade, ele sempre saltará para fora da outra extremidade. A maioria dos projetos de capital são entregues com base em montante fixo (ou versões dele), o que implica uma coisa básica – transferir todos os riscos para a outra parte. Pode-se argumentar que este método de entrega dá certeza de custo e tempo, mas há uma infinidade de evidências que confirmam que isto é uma ilusão e uma ilusão. Isto é amplificado no ambiente em que os financiadores de projetos (ou investidores) têm a palavra de controlo, pois tudo o que procuram é como fazer com que os modelos financeiros pareçam perfeitos. Eu não culpo por isso; este é um comportamento humano natural – todos nós queremos certeza.
Gerenciamento de tempo e cronograma / gerenciamento de programas – quando se trata de gerenciamento de tempo e cronograma, na área de gerenciamento de projetos tudo se resume a atividades, tarefas e marcos. Existem leis e conceitos que explicam muita coisa e é tão básico e simples:
- a) A Lei de Parkinson diz que funciona e expande-se de modo a preencher o tempo disponível para a sua conclusão. Soa familiar?
- Quantas vezes você entregou sua tarefa no prazo prescrito para ela? Quase sempre.
- Você tentou entregar mais rápido? Porque se importar?
- b) A Síndrome do Aluno é a tendência de deixar o trabalho para o último momento e acumular esforços de execução mais perto do prazo. Lembra quando você iniciou uma tarefa no último minuto e trabalhou duro para concluí-la no prazo? O que te impediu de começar mais cedo?
- c) Sem transferência antecipada de trabalho. Se você terminar sua tarefa mais cedo, não poderá passá-la para a próxima etapa, porque a pessoa seguinte na fila não está pronta para aceitá-la. Acontece muito, não é?
- d) Multitarefa. Embora a multitarefa possa parecer uma ferramenta produtiva, ela funciona ao contrário. Quando as pessoas precisam realizar várias tarefas ao mesmo tempo, elas perdem o foco e se esforçam para concluí-las de maneira eficaz e no prazo.
Ilusão de eliminar riscos através de um bom planejamento.
Embora o conceito de curva de influência sugira que o resultado do projeto é melhor influenciado na fase de início/planejamento, existe o perigo de cair na armadilha de gastar a maior parte do tempo para garantir que o carregamento inicial seja bom e perder o foco em a execução atual do projeto, que pode ter riscos com maior probabilidade e impacto semelhante. Estar ciente disso e ter KPIs exclusivos do projeto que serviriam como um sinal de alerta precoce é sempre útil e pode ajudar a evitar erros muito caros.
Isso soa familiar?
Lembre-se de que a maioria das chamadas razões para o desempenho insatisfatório do seu projeto são provavelmente o resultado de causas básicas que não estão na superfície.
