Procurement Orquestration: Maximizando Eficiência e Economia
No esforço contínuo para obter melhor visibilidade da atividade de trabalho de compras, simplificar a colaboração departamental e influenciar mais gastos, a orquestração de compras surgiu como uma forma consistente e confiável de maximizar a eficiência organizacional. As empresas que adotam a orquestração preditiva de compras obtêm um valor substancial, muitas vezes até 10 vezes maior que o ROI.
Embora a grande maioria das equipes de compras dependa de relatórios de KPI para acompanhar seus objetivos, a realidade é que o cumprimento das metas costuma ser demorado e, em grande parte, retrospectivo e realizado com simulações de incêndio. Além disso, as organizações de compras atuais dependem e utilizam nada menos que uma dúzia de sistemas para reunir os dados necessários para executar seu trabalho.
O estado atual de execução do trabalho de projeto no mundo de hoje é em grande parte manual, contando com o pacote MS Office e recorrendo a soluções pontuais em um esforço para reunir ferramentas para promover a eficiência. O resultado? Aquisição rasas sem conexão com as estratégias empresariais.
Abaixo estão algumas realidades que as equipes de compras podem enfrentar;
- Gargalos
- Captura erradas de dados
- Burocracia de processos
- Automações ineficientes
- Desvios e atrasos no projeto
- Troca de sistema
Nenhuma visão real de todo o trabalho que está sendo feito.
O que é interessante é que, na maioria dos casos, as equipes de compras ainda estão cumprindo as metas que lhes foram impostas pela liderança! Então, por que mudar?
A mudança é o que impulsiona a excelência e a excelência é o que impulsiona a liderança em compras.
As aquisições tornam-se o roteiro para a conscientização precoce, aliviando riscos, definindo caminhos estratégicos e afetando mudanças.
Quando bem feita, a orquestração de compras eleva as compras de um departamento transacional para uma equipe de parceiros estratégicos e de valor agregado dentro da organização.
Utilizando a metodologia de procurement orquestration, exclusiva da 2BSUPPLY , os clientes internos e externos de compras beneficiam-se de ter total visibilidade de quando suas solicitações serão concluídas.
Se ficarmos olhando para trás, será difícil promover mudanças significativas o que prejudica a capacidade do setor de compras de se tornar um importante ator estratégico dentro do mundo empresarial. Em sua essência, a orquestração de compras é o eixo que transforma os relatórios de indicadores chave de desempenho (KPI) em estratégias viáveis.
As equipas de compras enfrentam constantemente a pressão para proporcionar economias tangíveis, independentemente das condições económicas ou da necessidade de passar por grandes eventos globais.
Isto foi evidenciado durante a pandemia da COVID-19, que expôs as complexidades e vulnerabilidades dos fornecedores e das cadeias de abastecimento.
Mas o que é exatamente a orquestração de compras e por que está ganhando importância?
A Orquestração de compras é o método para automatizar qualquer atividade de aquisição que precisem ser executadas.
Esta metodologia analisa as atividades de trabalho planejadas e não planejadas e determina um caminho simplificado para a conclusão, eliminando o atrito colaborativo entre as partes interessadas, os departamentos e a tecnologia.
Um exemplo de trabalho não planejado seria encaminhar uma solicitação para um canal de compra específico que o P2P simplesmente não suporta, ou direcionar uma solicitação para o departamento jurídico ou financeiro.
Ou resolver solicitações incômodas de compra não catalogadas que precisam ser atendidas. Ao contrário, o trabalho planejado inclui processos como renovações de contratos, licitações de categorias e atualizações de fornecedores.
A orquestração adequada de aquisições, que apoia o trabalho planejado e não planejado – inclui:
- Solicitar entrada
- Alocação de recursos
- Roteamento Inteligente
- Fluxo de trabalho
- Gerenciamento Avançado de Projetos
- Gestão de oportunidades
- Estratégia de categoria
- Gestão de Benefícios
- Integração de API com sistemas existentes
Habilitando a metodologia Procurement Orquestration ✅
Com a orquestração de compras verdadeiramente habilitada, literalmente qualquer atividade de trabalho realizada durantes um processo de compras pode ser automatizada.
Os tipos de atividades podem se alinhar a um fluxo de trabalho de projeto predeterminado, ou a um processo de aprovação, com a capacidade de rastrear benefícios financeiros ou não financeiros em relatórios em tempo real.
Além disso, a ferramenta certa de Orquestração de Compras fornece artefatos de processo automáticos garantindo que nenhum esforço passe despercebido. Princípio este ligado a filosofia LEAN
As empresas com visão de futuro estão implementando esta funcionalidade para obterem o controle de todas as atividades no âmbito das aquisições, num esforço para obterem eficiência no desempenho dos recursos, influenciarem na diminuição de gastos, reduzirem o tempo de ciclo dos projetos e automatizando assim o acompanhamento dos benefícios.
O mais valioso é fazer com que o registro do projeto seja o ponto central de foco para a execução do trabalho do projeto.
Ao integrar dados essenciais ao registro do projeto, a metodologia de procurement orquestration ele se torna o cockpit de tomada de decisão, eliminando a necessidade de saltar de sistema para sistema para obter informações .
Neste sentido esta orquestração de operações é como um poderoso farol guiando as equipes em uma noite escura, em oposição aos métodos manuais tradicionais, fragmentados e arcaicos, semelhantes a vagar no escuro.
As soluções de orquestração de compras unem um cenário tecnológico complexo, oferecendo às partes interessadas um centro de compras claro e centralizado.
A orquestração de aquisições substitui múltiplas soluções fragmentadas, ao introduzir uma camada colaborativa que aumenta a eficiência e promove maior transparência.
Desafios e Soluções✅
A introdução da orquestração de compras em uma organização apresenta seus desafios.
Embora a resistência à mudança possa dificultar o processo de adoção, os benefícios são suficientemente significativos para superar o desconforto.
A automatização de fluxos de trabalho e processos internos simplifica as operações e reduz a carga de tarefas manuais.
A orquestração de compras pode ser integrada aos sistemas existentes para preencher as lacunas tecnológicas, proporcionando uma experiência geral perfeita.
Relatórios e análises robustos oferecem insights incomparáveis, permitindo melhor controle sobre os fluxos de trabalho de compras. Essa abordagem de entrada de “porta única” simplifica a experiência do usuário, reduzindo a dependência de consultas manuais e eliminando a falta de supervisão do uso de e-mail e outros métodos de comunicação tradicionais.
Ao conduzir o trabalho planejado, um pipeline de oportunidades garante que você esteja priorizando o trabalho valioso para entregar o valor que a liderança executiva busca nas compras.
Existem inúmeras vantagens na orquestração de aquisições, incluindo: KPIs melhorados, redução da inércia tecnológica e savings através de processos simplificados e tomada de decisões em tempo real – tudo isto contribui para uma execução mais forte das iniciativas de aquisição.
Tendências Futuras em Sourcing e Orquestração de Aquisições✅
Olhando para o futuro, o panorama das compras está preparado para mudar. Embora as relações com os fornecedores continuem a ser cruciais à medida que a transformação digital se acelera, o aumento do trabalho remoto impulsionará a adoção de soluções de aquisição baseadas na nuvem.
As empresas continuarão a procurar eficiências face aos desafios económicos e isso começa com a consolidação interna.
Aproveitando o poder das previsões instantâneas✅
Os dados em tempo real são essenciais para a orquestração de compras. Ele libera o potencial da análise instantânea, permitindo que as empresas detectem valores discrepantes antes que se tornem problemáticos. O envolvimento detalhado de dados permite que as equipes atuem prontamente e garantam que as metas de economia sejam atingidas.
Melhorando os pedidos de compra com orquestração de compras✅
Os pedidos de compra são um excelente exemplo de onde a orquestração de compras pode brilhar.
As exceções são sinalizadas durante a fase de cotação, dando às equipes de compras as informações e visibilidade necessárias para tomar decisões estratégicas. Os sistemas de compras em formato aberto permitem que fornecedores aprovados sejam incluídos no processo, promovendo a concorrência e gerando valor.
A orquestração de aquisições é, em última análise, mais do que apenas uma palavra da moda; é uma força transformadora no cenário de compras.
Ao abraçar a oportunidade de estar na vanguarda desta nova era de compras, as empresas podem simplificar as operações, obter poupanças de custos significativas e elevar estrategicamente os objetivos empresariais em geral.
Sua empresa esta preparada para esta revolução na área de compras ?
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