O que é Maverick Spend e como controlá-lo.

Maverick spend, ou o gasto que ocorre fora dos processos oficiais de compra de uma organização, é um fardo silencioso. Pode ser lento e constante, ou aparentemente aleatório na ocorrência. Normalmente, quando as empresas sofrem com qualquer quantidade de maverick spend, é um gasto que não é rastreado, e a importância do gasto descontrolado não é totalmente percebida.

Manter o orçamento de uma empresa sob controle é um desafio para os departamentos de compras e contabilidade em todos os lugares, e é um problema ainda maior quando algumas formas de gastos passam despercebidas.

Você sabia que as organizações perdem em média de 10 a 20% de suas economias com maverick spend? Entender como gastar dessa forma afeta seu negócio é um primeiro passo importante para encontrar uma solução.

Otimizar seu processo de compras pode ajudar a colocar esse dinheiro de volta em seu orçamento, mas começa com a compreensão de como o maverick spend se parece em sua organização e como os processos e soluções de compras certos para fornecer visibilidade podem ajudar a resolver esse problema elusivo.

O que é Maverick Spend?

O termo “gasto não regulamentado” se refere a transações feitas fora das regras de gastos predefinidas de uma empresa. Embora a maioria das compras em larga escala seja feita com fornecedores conhecidos e conduzida diretamente por meio de um contrato de equipe de compras, nem todas as compras são feitas formalmente e podem levar a gastos não contabilizados.

As empresas geralmente têm regras oficiais de gastos predefinidas colocadas em prática por equipes financeiras (às vezes com a ajuda de uma equipe de compras) e gerentes de orçamento. Essas regras determinam o que e quanto é elegível para compra para ajudar os funcionários (solicitantes de compras) a fazer compras da maneira correta e ajudar a evitar gastos mal administrados e não registrados em geral.

O que causa isso?

Os gastadores não regulamentados raramente são maliciosos; muitos deles têm boas intenções e estão apenas comprando produtos e serviços para fazer o trabalho sem pensar muito sobre as políticas de compras no momento.

As compras fora do contrato geralmente acontecem por vários motivos:

• Não há controles em vigor para impor as políticas de compras.
• A baixa visibilidade dos gastos é comum o suficiente na empresa para que ninguém saiba realmente como é o gasto ideal.
• Processos de aprovação ineficientes podem levar alguns funcionários a pular compras formais sempre que for conveniente para eles.
• Ocorrem muitos gastos indiretos, que geralmente são mais difíceis de controlar, pois abrangem transações não diretamente relacionadas à fabricação dos produtos e serviços da empresa.
• As práticas padrão usadas para agilizar as compras, como a adoção de gerenciamento de gastos baseado em software, certamente podem ajudar a reduzir os gastos não regulamentados, mas entraremos em alguns detalhes para ajudar qualquer empresa que realmente tenha dificuldades com gastos desonestos.

Que tipos de gastos não regulamentados existem?

Os gastos não regulamentados, por definição, envolvem gastos descontrolados e imprevisíveis, mas há vários graus em que ambas as características se manifestam.

• Descontrolado e desconhecido: uma fatura sem um contrato associado recebida de um fornecedor com o qual você nunca trabalhou antes.
• Parcialmente controlado e parcialmente conhecido: uma fatura incompleta enviada de um fornecedor com o qual você está familiarizado. Por exemplo, você pode saber a identidade do fornecedor, mas não está ciente dos detalhes do que foi comprado.
• Parcialmente controlado e conhecido: Você tem um contrato e um fornecedor aprovado, mas alguns detalhes da transação estão faltando.
• Independentemente do tipo, gastos não planejados podem acontecer em quase qualquer lugar para qualquer tipo de compra, de publicidade a assinaturas de SaaS, passando por fabricação e serviços profissionais.

Por que é importante controlar os gastos?

Gastos não planejados são gastos ineficientes, pois não aderem aos termos do contrato que seus profissionais de compras trabalharam tanto para elaborar. O resultado pode variar de:

• Perda de economia em comparação a contratos negociados corretamente.
• Controle de qualidade reduzido, pois os produtos comprados não são selecionados e provavelmente são de qualidade inferior.
  Perda de confiança com os fornecedores como resultado de possíveis violações de contrato. Você também corre o risco de não conformidade regulatória ao trabalhar com fornecedores desconhecidos.
• Tempo perdido das equipes de contabilidade que precisam reconciliar os livros como resultado de gastos desonestos. Ter muitas transações de muitos fornecedores reduz a eficiência da equipe de compras.
• Orçamento impreciso, pois você não pode saber com certeza se está gastando dentro do orçamento ou gastando demais, dificultando o planejamento do orçamento e a economia.

Vale a pena notar que gastos fora do contrato nem sempre são negativos. Empresas que buscam novos negócios que podem ser melhores do que aqueles oferecidos por fornecedores contratados atualmente às vezes precisam fazer compras arriscadas pela primeira vez.

Um funcionário, por exemplo, pode tropeçar em uma alternativa mais competitiva e gostaria de fazer uma compra, apesar de nenhum estudo prévio da equipe de compras. Nesses casos, uma discussão sobre se deve incluir o novo fornecedor no processo formal de aquisição deve ocorrer.

No entanto, ter muitas compras não aprovadas ainda resulta nas desvantagens listadas acima e deve ser mantido no mínimo.

Como você mantém os gastos não autorizados sob controle?

Embora a detecção de gastos não autorizados possa ser ilusória, muitas empresas implementaram com sucesso as ferramentas e controles certos para combater a maioria dos casos de gastos não autorizados. Algumas das mudanças mais impactantes a serem feitas incluem o seguinte.

Saiba onde as compras não autorizadas estão sendo feitas. A visibilidade dos gastos é o primeiro passo para combater os gastos não autorizados. Você precisa saber o que sua empresa está comprando, quem está comprando e quais propósitos cada transação deve atender.

Comece coletando todos os seus dados de gastos, que podem vir de qualquer lugar da empresa e assumir muitas formas:

• Extratos de cartão de crédito
• Faturas
• Documentos financeiros
• Módulos de planejamento de recursos empresariais

Colete todas essas informações; limpe-as padronizando-as e removendo dados duplicados; e categorize-as por categoria de gastos, departamento ou outro. Obter os dados de gastos corretos na tabela é sempre o primeiro passo, pois você pode começar a analisar os resultados a partir daí para identificar gastos não autorizados.

Mantenha um controle rígido sobre fornecedores aprovados.

Usando um software de gerenciamento de fornecedores, mantenha um registro sólido de seus fornecedores preferidos e certifique-se de que ele esteja acessível a qualquer pessoa na empresa a qualquer momento. Quanto mais acessível for, maior a probabilidade de ser usado para analisar gastos e buscar oportunidades de economia de custos.

Algumas empresas chegam a impor limites em cartões de pagamento para que compras de fornecedores não autorizados sejam bloqueadas imediatamente. De qualquer forma, faça uma pesquisa completa para desenvolver uma lista de fornecedores pré-aprovados. Esses fornecedores preferenciais serão essenciais para os membros da equipe que fazem compras imediatas.

Simplifique os fluxos de trabalho de aprovação

Você quer que um processo de aprovação de compras seja rigoroso o suficiente para reduzir gastos não autorizados, mas também simplificado o suficiente para que funcionários e equipes não o vejam como um obstáculo.

Uma configuração comum é ter gerentes de compras exigindo aprovação para compras acima de um determinado preço. Esses gerentes precisam ter uma linha direta de comunicação com os departamentos financeiro ou de compras para tempos de resposta rápidos.

Trabalhe no ciclo Procure-To-Pay

O ciclo P2P é um subconjunto da função geral de aquisição. Ele envolve conectar as atividades de compra do negócio com o departamento de contas a pagar. Um ciclo P2P saudável implica controles rígidos sobre pagamentos e relacionamentos com fornecedores, o que por sua vez contribui para o mínimo de gastos não planejados.

Conquiste os funcionários

Gastos não planejados, sempre que acontecem, geralmente ocorrem no nível mais baixo, com funcionários individuais tomando decisões de compra malucas sem planejamento significativo. Educar os funcionários sobre a importância do gerenciamento de gastos ajuda muito a reduzir essas compras desonestas.

Na verdade, deixe claro que os benefícios de um bom gerenciamento de gastos se estendem aos próprios funcionários. Considere escrever diretrizes oficiais com essas informações. A maioria dos funcionários tem mais probabilidade de ajudar quando acredita ter uma conexão direta com os resultados.

Mas, quer estejamos falando de funcionários ou gerentes de departamento, responsabilizar todos por suas próprias despesas no final é importante. Essa estratégia é a melhor maneira de fechar lacunas no processo de aquisição.

Defina funções e responsabilidades

Claro, a equipe financeira e os donos do orçamento assumem o volante quando se trata de transações de grande escala e planejamento de orçamento, mas quem é responsável por adquirir bens e serviços para uso interno no dia a dia? E quem tem autoridade para aprovar pequenas compras?

Não deixe qualquer funcionário ter rédea solta sobre um cartão de crédito da empresa.

Para controlar gastos não planejados, designe certas equipes e indivíduos como compradores com limites de gastos dentro de uma matriz de aprovação oficial. Deixe claro que as transações devem passar pelo fluxo apropriado de aprovadores antes de serem assinadas. Você deve exigir especialmente que uma ordem de compra seja emitida para cada transação.

Faça a aquisição corretamente

Uma análise de gastos, o processo usado para identificar compras inesperadas e fornecedores desconhecidos, envolve fazer a si mesmo algumas perguntas:

• Seu processo de aquisição é bem desenvolvido?
• É muito detalhado a ponto de se tornar frustrante para trabalhar?
• Você está realmente obtendo os melhores negócios que pode encontrar?
• Como você monitora transações únicas?
• Seus funcionários e equipes são responsáveis ​​por seus próprios gastos?

Trabalhar para eliminar gastos não planejados acabará melhorando sua eficiência de aquisição em geral. Da mesma forma, quanto melhor sua empresa for no processamento de faturas e na redução de atrasos, maior a probabilidade de os funcionários seguirem o conselho da equipe de aquisição.

Adote sistemas de aquisição eletrônica

A aquisição eletrônica é uma solução viável para o problema de gastos não planejados desenfreado em muitas organizações hoje em dia. Ao impulsionar os recursos de gerenciamento de análise de gastos por meio da automação e manipulação digital de dados e análises, estamos começando a ver as empresas assumirem um controle mais forte sobre seus orçamentos.

Outros tipos de gastos para ficar de olho

Gastos não planejados não são o único termo que você ouvirá em reuniões de controle de custos. Também vale a pena entender conceitos relacionados, como compra pontual e gasto residual.

Compra pontual.

Nem todas as transações são feitas com planejamento formal em mente. Às vezes, um funcionário pode precisar atender a uma necessidade imediata com uma compra de curto prazo, o que geralmente é denominado “compra pontual”.

Esse tipo de gasto geralmente ocorre quando:

• O produto ou serviço é usado com pouca frequência, de modo que a empresa só o compra em volumes baixos.
• O produto está em uma venda excepcionalmente boa, e esperar para comprá-lo pode resultar na perda da oportunidade.
• O produto é necessário em uma emergência, quando atrasar a transação causaria mais problemas para a empresa em geral.

A compra à vista é um desafio para controlar, pois o departamento de compras pode não ter planos antecipados para tais gastos, e o comprador geralmente não reserva um tempo para negociar contratos, comparar negócios ou fazer planos de longo prazo em relação ao valor da transação.

Despesas de cauda

Não importa o quão eficiente um departamento de compras seja no gerenciamento de gastos, seus esforços inevitavelmente cobrirão apenas a grande maioria dos gastos totais feitos pela empresa.

O Princípio de Pareto afirma que 80% dos gastos de uma empresa são cobertos pelo planejamento de compras, enquanto 20% acabam como despesas de cauda. Sempre haverá uma pequena parcela no final que não é contabilizada, pois cobrir 100% dos gastos é muito caro e ineficiente devido aos retornos decrescentes.

Embora as despesas de cauda sejam naturalmente inevitáveis, a equipe de compras ainda pode se beneficiar da identificação de onde as despesas de cauda acontecem para que possa planejar adequadamente.

Finalmente, enfrente os gastos não regulamentados

Os gastos não regulamentados de uma organização são sempre uma ameaça às suas iniciativas de controle de gastos, pois podem ser difíceis de identificar e controlar. Mas as empresas que conseguem gerenciar gastos efetivamente o fazem implementando as tecnologias certas e mudanças de processo que visam especificamente gastos desonestos ou rebeldes.

Recursos como monitoramento de conformidade e manutenção de registros transacionais ajudam a reduzir o dinheiro que sai do orçamento empresarial a cada trimestre, mas é igualmente importante escolher uma solução que seja fácil de usar para que incentive a adoção sustentada do usuário e ofereça suporte externo para ajudar você a obter o máximo valor dela.

Saiba mais e no canal  MESA DE COMPRAS – YouTube

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