Conheça KPIs para Gestão de Contratos
O célebre pensador de gestão Peter Drucker citou certa vez: O que é medido pode ser gerenciado.
Para uma gestão eficiente dos contratos, medir o seu desempenho é essencial.
A gestão do ciclo de vida do contrato envolve o tratamento dos dados e a avaliação da sua eficácia. A criação de indicadores chave de desempenho permite aos gestores de contratos verificar o desempenho de produtos e serviços durante um período.
Os principais indicadores de desempenho facilitam a compreensão da funcionalidade básica de cada item descrito nos contratos e estabelece de maneira apropriada como uma organização pode medir, gerenciar e executar contratos com eficiência.
As empresas precisam alinhar os KPIs de Gestão de Contratos com seus negócios, o que as ajudará a definir metas realistas e viáveis. O processo de gestão de contratos possui diferentes camadas, desde a solicitação do contrato até a execução do mesmo. Ao gerenciar o processo de forma eficiente, os gestores criam um ambiente onde é obrigatório atingir o objetivo de cada etapa do processo de contratação.
Os principais indicadores de desempenho que podem melhorar a produtividade do ciclo de vida da gestão de contratos são:
Segregação de Contratos
As organizações lidam com um grande volume de contratos. Desde a contratação de um funcionário até o fechamento de negócios, o tipo e a natureza do contrato que diferem de acordo com sua aplicabilidade. É necessário uma equipe de especialistas para gerenciar os contratos e, ao mesmo tempo, acompanhar seu desempenho ao longo de seu ciclo de vida. No entanto, para gerir eficientemente os contratos, deve ser praticada a segregação dos documentos contratuais e a categorização.
Com a ajuda de um robusto processo de gestão de contratos, é viabilizada a filtragem dos documentos contratuais de acordo com o status da atividade, tipo de contrato, duração, cliente, entre outros. O valor total de uma determinada divisão pode ser aferido, o que permite aos gestores ter uma ideia dos custos envolvidos e outros parâmetros semelhantes.
Da mesma forma, o número de contratos que estão em negociação, o número de solicitações de contrato, os contratos de cliente/fornecedor, muitas outras seções podem ser analisadas de forma eficaz.
Gerenciamento de riscos
O KPI para gestão de contratos é útil quando se trata de gestão de riscos. Os contratos são documentos legalmente vinculados com implicações financeiras e legais. Para se manterem atualizados sobre o ciclo de vida do contrato, os gestores devem acompanhá-lo ao longo de toda a duração. Um aspecto importante, como renovação ou cancelamento do contrato, caos seja perdido, resulta em prejuízo financeiro ou cria complicações jurídicas para a empresa. Os principais indicadores de desempenho servem de referência para que os gestores de contratos garantam que todos os aspectos negociados sejam devidamente monitorados e medidos. O risco é calculado é gerido de forma eficaz através deste sistema.
A duração do contrato
Um dos pontos básicos abordados na elaboração de um contrato é o período de execução do contrato. O período contratual entre uma empresa e seu cliente/fornecedor é mutuamente decidido e posteriormente assinado para a execução. No entanto, nem sempre o prazo é respeitado fielmente. Às vezes, o contrato pode ser prorrogado muito além da data escolhida e outras vezes pode ser cancelado. É uma boa prática seguir os KPIs de gestão de contratos e acompanhar os dias durante o ciclo de vida do contrato. O cálculo da duração é um dos indicadores básicos para medir o desempenho do contrato.
Acompanhamento do Período Pré-Execução
O processo de gestão de contratos contém vários níveis de atividades. Desde a fase de solicitação do contrato até a execução, existem diversos processos intermediários que requer intensa atenção. Os principais indicadores de desempenho para gestão de contratos permitem que os gestores criem uma lista de verificação de itens. Todas as etapas até a execução, como elaboração do contrato, revisão jurídica, negociação, elaboração da estrutura financeira e muito mais, podem ser monitoradas e moderadas de forma eficaz. Com as ferramentas de software de gestão de contratos, a duração do processo, desde o início até a conclusão, é gerenciada de forma sistemática.
Contratos cancelados
O número de contratos cancelados pode fornecer uma visão da estratégia de negócios em vigor. Acompanhar o número de contratos cancelados pode ajudar a empresa a analisar o processo e fazer as alterações necessárias para reduzir o índice de cancelamentos. Com estes KPIs de gestão de contratos, a organização tem potencial para fazer melhorias e alterações positivas, que no longo prazo se revelam benéficas.
Contratos assinados eletronicamente
A era do trabalho remoto tem sido produtiva em termos de execução de contratos devido ao recurso de assinatura eletrônica. O número de empresas que optam por assinar contratos por meio de assinatura eletrônica aumenta constantemente. Com este indicador chave de desempenho, a equipe de gestão pode avaliar o número de futuros clientes/fornecedores, que assinam os documentos eletronicamente para executá-los imediatamente. A execução antecipada reflete no interesse do parceiro no investimento da organização.
A inclusão de indicadores chave de desempenho dentro da gestão de contratos com base nos vários processos, atividades e fatores aumentarão a produtividade geral da equipe de gestão.
Alcançar os KPIs de gerenciamento de contratos é simples e viável por meio de um gerenciamento do ciclo de vida de contratos eficiente, onde os contratos são gerenciados, executados e monitorados de forma eficiente.
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