Procurement Orquestration: Maximizando Eficiência e Economia

No esforço contínuo para obter melhor visibilidade da atividade de trabalho de compras, simplificar a colaboração departamental e influenciar mais gastos, a orquestração de compras surgiu como uma forma consistente e confiável de maximizar a eficiência organizacional. As empresas que adotam a orquestração preditiva de compras obtêm um valor substancial, muitas vezes até 10 vezes maior que o ROI.

Embora a grande maioria das equipes de compras dependa de relatórios de KPI para acompanhar seus objetivos, a realidade é que o cumprimento das metas costuma ser demorado e, em grande parte, retrospectivo e realizado com simulações de incêndio. Além disso, as organizações de compras atuais dependem e utilizam nada menos que uma dúzia de sistemas para reunir os dados necessários para executar seu trabalho.

O estado atual de execução do trabalho de projeto no mundo de hoje é em grande parte manual, contando com o pacote MS Office e recorrendo a soluções pontuais em um esforço para reunir ferramentas para promover a eficiência. O resultado? Aquisição rasas sem conexão com as estratégias empresariais.

Abaixo estão algumas realidades que as equipes de compras podem enfrentar;

• Gargalos
• Captura erradas de dados
• Burocracia de processos
• Automações ineficientes
• Desvios e atrasos no projeto
• Troca de sistema

Nenhuma visão real de todo o trabalho que está sendo feito.

O que é interessante é que, na maioria dos casos, as equipes de compras ainda estão cumprindo as metas que lhes foram impostas pela liderança! Então, por que mudar?

A mudança é o que impulsiona a excelência e a excelência é o que impulsiona a liderança em compras.

As aquisições tornam-se o roteiro para a conscientização precoce, aliviando riscos, definindo caminhos estratégicos e afetando mudanças.

Quando bem feita, a orquestração de compras eleva as compras de um departamento transacional para uma equipe de parceiros estratégicos e de valor agregado dentro da organização.

Utilizando a metodologia de procurement orquestration, exclusiva da 2BSUPPLY , os clientes internos e externos de compras beneficiam-se de ter total visibilidade de quando suas solicitações serão concluídas.

Se ficarmos olhando para trás, será difícil promover mudanças significativas o que prejudica a capacidade do setor de compras de se tornar um importante ator estratégico dentro do mundo empresarial. Em sua essência, a orquestração de compras é o eixo que transforma os relatórios de indicadores chave de desempenho (KPI) em estratégias viáveis.

As equipas de compras enfrentam constantemente a pressão para proporcionar economias tangíveis, independentemente das condições económicas ou da necessidade de passar por grandes eventos globais.

Isto foi evidenciado durante a pandemia da COVID-19, que expôs as complexidades e vulnerabilidades dos fornecedores e das cadeias de abastecimento.

Mas o que é exatamente a orquestração de compras e por que está ganhando importância?

A Orquestração de compras é o método para automatizar qualquer atividade de aquisição que precisem ser executadas.

Esta metodologia analisa as atividades de trabalho planejadas e não planejadas e determina um caminho simplificado para a conclusão, eliminando o atrito colaborativo entre as partes interessadas, os departamentos e a tecnologia.

Um exemplo de trabalho não planejado seria encaminhar uma solicitação para um canal de compra específico que o P2P simplesmente não suporta, ou direcionar uma solicitação para o departamento jurídico ou financeiro.

Ou resolver solicitações incômodas de compra não catalogadas que precisam ser atendidas. Ao contrário, o trabalho planejado inclui processos como renovações de contratos, licitações de categorias e atualizações de fornecedores.

A orquestração adequada de aquisições, que apoia o trabalho planejado e não planejado – inclui:

• Solicitar entrada
• Alocação de recursos
• Roteamento Inteligente
• Fluxo de trabalho
• Gerenciamento Avançado de Projetos
• Gestão de oportunidades
• Estratégia de categoria
• Gestão de Benefícios
• Integração de API com sistemas existentes

Habilitando a metodologia Procurement Orquestration ✅

Com a orquestração de compras verdadeiramente habilitada, literalmente qualquer atividade de trabalho realizada durantes um processo de compras pode ser automatizada.

Os tipos de atividades podem se alinhar a um fluxo de trabalho de projeto predeterminado, ou a um processo de aprovação, com a capacidade de rastrear benefícios financeiros ou não financeiros em relatórios em tempo real.

Além disso, a ferramenta certa de Orquestração de Compras fornece artefatos de processo automáticos garantindo que nenhum esforço passe despercebido. Princípio este ligado a filosofia LEAN

As empresas com visão de futuro estão implementando esta funcionalidade para obterem o controle de todas as atividades no âmbito das aquisições, num esforço para obterem eficiência no desempenho dos recursos, influenciarem na diminuição de gastos, reduzirem o tempo de ciclo dos projetos e automatizando assim o acompanhamento dos benefícios.

O mais valioso é fazer com que o registro do projeto seja o ponto central de foco para a execução do trabalho do projeto.

Ao integrar dados essenciais ao registro do projeto, a metodologia de procurement orquestration ele se torna o cockpit de tomada de decisão, eliminando a necessidade de saltar de sistema para sistema para obter informações .

Neste sentido esta orquestração de operações é como um poderoso farol guiando as equipes em uma noite escura, em oposição aos métodos manuais tradicionais, fragmentados e arcaicos, semelhantes a vagar no escuro.

As soluções de orquestração de compras unem um cenário tecnológico complexo, oferecendo às partes interessadas um centro de compras claro e centralizado.

A orquestração de aquisições substitui múltiplas soluções fragmentadas, ao introduzir uma camada colaborativa que aumenta a eficiência e promove maior transparência.

Desafios e Soluções✅

A introdução da orquestração de compras em uma organização apresenta seus desafios.

Embora a resistência à mudança possa dificultar o processo de adoção, os benefícios são suficientemente significativos para superar o desconforto.

A automatização de fluxos de trabalho e processos internos simplifica as operações e reduz a carga de tarefas manuais.

A orquestração de compras pode ser integrada aos sistemas existentes para preencher as lacunas tecnológicas, proporcionando uma experiência geral perfeita.

Relatórios e análises robustos oferecem insights incomparáveis, permitindo melhor controle sobre os fluxos de trabalho de compras. Essa abordagem de entrada de “porta única” simplifica a experiência do usuário, reduzindo a dependência de consultas manuais e eliminando a falta de supervisão do uso de e-mail e outros métodos de comunicação tradicionais.

Ao conduzir o trabalho planejado, um pipeline de oportunidades garante que você esteja priorizando o trabalho valioso para entregar o valor que a liderança executiva busca nas compras.

Existem inúmeras vantagens na orquestração de aquisições, incluindo: KPIs melhorados, redução da inércia tecnológica e savings através de processos simplificados e tomada de decisões em tempo real – tudo isto contribui para uma execução mais forte das iniciativas de aquisição.

Tendências Futuras em Sourcing e Orquestração de Aquisições✅

Olhando para o futuro, o panorama das compras está preparado para mudar. Embora as relações com os fornecedores continuem a ser cruciais à medida que a transformação digital se acelera, o aumento do trabalho remoto impulsionará a adoção de soluções de aquisição baseadas na nuvem.

As empresas continuarão a procurar eficiências face aos desafios económicos  e isso começa com a consolidação interna.

Aproveitando o poder das previsões instantâneas✅

Os dados em tempo real são essenciais para a orquestração de compras. Ele libera o potencial da análise instantânea, permitindo que as empresas detectem valores discrepantes antes que se tornem problemáticos. O envolvimento detalhado de dados permite que as equipes atuem prontamente e garantam que as metas de economia sejam atingidas.

Melhorando os pedidos de compra com orquestração de compras✅

Os pedidos de compra são um excelente exemplo de onde a orquestração de compras pode brilhar.

As exceções são sinalizadas durante a fase de cotação, dando às equipes de compras as informações e visibilidade necessárias para tomar decisões estratégicas. Os sistemas de compras em formato aberto permitem que fornecedores aprovados sejam incluídos no processo, promovendo a concorrência e gerando valor.

A orquestração de aquisições é, em última análise, mais do que apenas uma palavra da moda; é uma força transformadora no cenário de compras.

Ao abraçar a oportunidade de estar na vanguarda desta nova era de compras, as empresas podem simplificar as operações, obter poupanças de custos significativas e elevar estrategicamente os objetivos empresariais em geral.

Sua empresa esta preparada para esta revolução na área de compras ?

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